După cum este stipulat în Valorile noastre Corporatiste, activele cele mai valoroase ale GfK sunt angajaţii săi. Ei reprezintă un izvor unic de talent, cunoştinţe şi creativitate şi sunt o resursă fundamentală pentru companie şi cheia acesteia pentru succes. Angajaţii GfK sunt încurajaţi să-şi exploreze şi să-şi dezvolte talentele pentru a realiza scopurile comune ale Grupului. Iniţiativa, dedicaţia şi munca bine făcută sunt încurajate şi răsplătite. Onestitatea, buna comunicare şi relaţiile de lucru la toate nivelele şi în interiorul tuturor diviziilor GfK reprezintă cheia succesului.
În plus, GfK pune accentul pe o bună relaţie cu partenerii săi de afaceri, relaţie care se caracterizează prin discreţie, încredere şi onestitate. Angajaţii GfK îşi vor duce la îndeplinire îndatoririle faţă de clienţi, care sunt punctul de interes principal al tuturor activităţilor de business, cu competenţă, eficienţă, acurateţe şi spirit de răspundere.
Respectarea Codului de Conduită nu se aplică numai la management, ci este deasemenea parte din angajamentul personal al fiecăruia dintre angajaţii GfK şi astfel, aderarea strictă la acesta este o componentă integral obligatorie a Valorilor Corporatiste GfK şi a Sistemului de Management al Riscului.
Comportamentul angajaţilor în interiorul şi în afara GfK este un element cheie pentru succesul în afaceri al companiei, pe termen lung. Acesta ar trebui să reflecte principiul ca, în măsura posibilului, "interesul comun GfK devine prioritar interesului individului”.
Interesele private şi personale nu trebuie să influenţeze relaţiile sau deciziile de afaceri, care trebuie să se bazeze numai pe considerente etice şi de afaceri. Un potenţial conflict de interese trebuie abordat în mod deschis, pentru a proteja GfK, terţele părţi, partenerii de afaceri şi angajaţii. Printr-o astfel de comunicare se va evita orice suspiciune referitoare la o potenţială lipsă de onestitate sau procedură incorectă.
În eventualitatea apariţiei unui conflict de interese, angajatul nu poate lua decizii de unul singur, ci este obligat să îşi avizeze superiorul şi să îi ceară acordul în prealabil.
GfK şi angajaţii săi se vor conforma acestui Cod de Conduită, ca şi legii şi reglementărilor locale în vigoare, şi vor acţiona în conformitate cu standardele locale ale practicii de afaceri. Aceasta este valabilă, de exemplu, pentru sancţiunile financiare ale UE. Nici o excepţie în ceea ce priveşte practica obişnuită sau cea locală ce poate avea ca rezultat încălcarea legii nu este acceptabilă. http://ec.europa.eu/comm/external_relations/cfsp/sanctions/list/version4/global/e_ctlview.html
Nimic din acest Cod de Conduită nu va fi formulat încât să intervină sau să nu fie conform cu legile şi reglementările în vigoare.
GfK şi angajaţii săi convin în special să se conformeze regulilor şi reglementărilor cercetării de piaţă, indiferent dacă sunt naţionale sau internaţionale.
Codul Internaţional de Marketing şi Practica Cercetării Sociale Esomar
http://www.esomar.org/uploads/pdf/ps_icccode.pdf
Standardele CASRO şi Etica pentru Cercetarea Sociologică
http://www.casro.org/codeofstandards.cfm
Angajaţii trebuie să se comporte şi să îşi desfăşoare activităţile personale în conformitate cu aceste linii directoare.
Confidenţialitatea demersurilor de afaceri trebuie securizată permanent. Respectarea reglementărilor privitoare la protecţia datelor şi obligativitatea legată de confidenţialitate privind clienţii şi terţele părţi este o componentă integrală a cercetării de piaţă şi trebuie urmată cu respect faţă de comportamentul personal şi mediul tehnic.
Angajaţii trebuie să aplice standardele IT ale GfK drept precauţii eficiente pentru protecţia datelor personale şi în scopul securizării datelor.
Proprietatea intelectuală a GfK, precum patentele, mărcile şi expertiza ca şi rezultatele şi constatările serviciilor GfK derulate pentru clienţi trebuie protejate împotriva folosirii şi transmiterii neautorizate.
Angajaţii trebuie să întreprindă toate precauţiile pentru a securiza aceste active ale GfK.
Protecţia mediului şi managementul eficient al resurselor naturale este o preocupare importantă a GfK. GfK şi angajaţii săi trebuie să reţină acest aspect atunci când folosesc resursele de lucru ale companiei şi să menţină folosirea acestora în limitele necesare.
GfK şi angajaţii săi vor avea o conduită corectă faţă de clienţii, furnizorii şi colegii acestora şi vor respecta integritatea personală şi viaţa privată.
Toţi angajaţii sunt obligaţi să se comporte deschis, cinstit şi respectuos unii faţă de ceilalţi şi să coopereze pentru rezolvarea oricărei probleme care poate apărea.
Angajaţii şi terţele părţi trebuie să fie trataţi egal, indiferent de sex, vârstă, religie sau credinţă, orientare sexuală, handicap sau origini etnice. Nu vor fi practicate sau tolerate hărţuirea şi discriminarea şi nici o încercare de diferenţiere a angajaţilor sau terţelor părţi sau exprimarea unor judecăţi părtinitoare, fie direct sau indirect, în orice manieră, caz în care vor face obiectul procedurilor disciplinare.
Tradiţiile şi obiceiurile altor ţări vor fi respectate în cadrul înţelegerilor internaţionale.
Este responsabilitatea tuturor angajaţilor GfK şi a managementului să menţină un mediu de lucru în care să nu existe discriminări.
În decursul relaţiilor de afaceri este posibil ca angajaţii GfK şi membrii lor de familie, GfK-ul sau terţele părţi, în funcţie de poziţia lor individuală, să primească un dar sau un beneficiu financiar de la o terţă parte sau să acorde daruri sau beneficii financiare terţelor părţi. Darurile sau beneficiile financiare în acest context sunt un beneficiu direct sau indirect la care beneficiarul nu are dreptul şi care poate provoca dependenţă şi poate avea impact asupra procesului decizional privitor la realizarea sarcinilor sale în cazul celui/ celei care primeşte.
De aceea, angajaţii GfK nu vor accepta sau oferi persoanelor sau companiilor, din partea GfK, daruri sau servicii, fie în contul lor sau al terţelor persoane, în momentul începerii sau pe parcursul derulării relaţiei de afaceri cu GfK.
Fac excepţie de la aceasta micile daruri de valoare neglijabilă sub forma unui gest ocazional de curtoazie sau daruri promoţionale, ori invitaţii ocazionale care sunt considerate obişnuite în contextul practicii de afaceri standard în vigoare. Acestea vor fi acceptate sau acordate numai în măsura în care sunt în concordanţa cu interesul clienţilor sau al GfK.
În principiu, un dar sau beneficiu financiar va fi considerat ca potrivit dacă beneficiul individual nu depăşeşte 1% din remuneraţia brută medie lunară. Aceasta corespunde unui beneficiu individual sau dar per partener de afaceri, pe an. În toate celelalte cazuri, consimţământul prealabil al unui superior este necesar, dacă este posibil, în scris. În cazul în care există îndoieli, dreptul la beneficiile acordate unui angajat GfK vor fi transferate companiei GfK. Darurile sau beneficiile financiare pot fi supuse impozitului pe venit personal aplicat celui care primeşte; declaraţia corectă este responsabilitatea angajatului.
Angajaţii vor lua decizii în condiţiile termenilor referitori la competenţele pentru care sunt autorizaţi şi mandataţi pe baza disponibilităţii informaţiilor adecvate, indiferent de propriile lor interese şi în mod exclusiv în interesul GfK. Toate declaraţiile făcute de angajaţii GfK în numele companiei vor fi adevărate, complete şi aplicabile.
Angajaţii GfK trebuie să evite să contracteze furnizori cu care au o relaţie personală, fiindcă aceasta poate conduce la un conflict de interese. Contractele vor fi acordate numai pe baza unor principii obiective. Aceasta se aplică şi în cazul selecţiei şi evaluării angajaţilor.
În eventualitatea unor potenţiale conflicte de interese, consimţământul unui superior este obligatoriu şi trebuie acordat în scris în cazul în care este posibil.
O activitate secundară este considerată a fi aceea în care un membru al personalului îşi pune la dispoziţie serviciile, remunerat sau nu, în afara relaţiei de lucru cu GfK. Activităţile secundare sunt admise numai în cazul în care nu restricţionează munca sau diminuează capacitatea de performanţă a persoanelor în cauză şi nu există conflicte de interese asociate.
Activităţile secundare remunerate necesită acordul prealabil cu GfK.
Se consideră că există un conflict de interese în toate cazurile în care angajaţii sunt legaţi din punct de vedere financiar de partenerii de afaceri ai GfK sau dacă sunt activi în ariile de afaceri în care GfK este activă. Astfel de activităţi pot include şi participaţiunile la capital.
Informaţiile obţinute de către angajaţi în decursul îndatoririlor lor de lucru nu pot fi folosite în folosul lor personal sau cel al terţelor părţi.
În cazul în care angajaţii obţin informaţii referitoare la afacerile GfK şi care ar putea afecta listările la bursă, confidenţialitatea acestora va fi păstrată şi nu vor putea fi transmise mai departe. Orice folosire a unei asemenea informaţii în scopuri proprii sau în interesul terţelor părţi este strict interzis.
Cheltuielile private şi cele de afaceri trebuie să fie strict delimitate. Cheltuielile private nu pot fi achitate din conturile GfK. În cazul activităţilor de relaxare şi al excursiilor de afaceri regula este ca aria acestora şi durata trebuie să fie legate de sarcina de afaceri. În cazul în care o delimitare strictă între cheltuielile private şi cele de afaceri este dificilă, este necesar consimţământul unui superior.
Comisionarea partenerilor de afaceri în scopuri private este interzisă, dacă este posibil să apară conflicte de interese.
Resursele GfK sau ale clienţilor GfK precum resursele materiale şi financiare nu pot fi folosite în scopuri personale decât în cazul în care s-a convenit altfel.
Consiliul Managerial al GfK, managementul companiei şi organizaţiile de management ale tuturor filialelor şi punctelor de lucru care aparţin Grupului GfK vor încuraja în mod activ comunicarea prezentului Cod de Conduită şi vor asigura în continuare implementarea acestuia.
Managerii executivi ai GfK poartă responsabilităţi extraordinare. Ei au luat la cunoştinţă că acest Cod de Conduită este obligatoriu şi confirmă înţelegerea şi stricta lui aplicare.
În plus, Codul de Conduită nu va reprezenta o parte componentă a nici unui contract de angajare pentru nici un angajat GfK, ci parte din liniile directoare ale GfK. Totuşi, valorile din cadrul acestui Cod de Conduită sunt de primă importanţă pentru GfK. Încălcarea Codului de Conduită va fi penalizată şi poate duce la proceduri disciplinare.
GfK îi incurajează pe toţi angajaţii care au cunoştinţă de încălcări ale reglementărilor interne sau au bănuieli justificate că asemenea încălcări există, să le raporteze prin intermediul canalelor oficiale. Pentru aceasta, îşi pot contacta managerii de linie, Directorii de Management, departamentul de Audit Intern ale GfK AG sau Departamentul de Resurse Umane.
Orice angajat care preferă să nu folosească această rută, are, deasemenea, opţiunea de a face un raport deschis anonim d-lui Arno Mahlert, Preşedinte Adjunct al Consiliului de Supervizare al GfK. Dl. Mahlert are obligaţia de a investiga fiecare indicaţie primită şi să ia măsurile corespunzătoare, cu sprijin extern dacă este necesar.
Identitatea "trâmbiţaşului” face obiectul confidenţialităţii depline. Prevederile referitoare la protecţia datelor sunt luate în consideraţie în momentul procesării notificărilor. În acelaşi timp, există asigurarea că astfel de notificări nu sunt tratate ca încălcare a încrederii şi nu vor avea ca rezultat victimizarea persoanei care dezvăluie informaţiile, cu condiţia ca raportarea să fie făcută cu bună credinţă şi cu convingerea că faptele dezvăluite sunt adevărate.
GfK este încrezătoare că personalul va folosi această unealtă cu responsabilitate şi cu integritate şi că se va abţine să o folosească în scopuri necinstite.